Política de tratamiento de datos personales

CrubolDocs es un servicio de Crubol Technology S.A.S. (NIT 902107870-4, domicilio Calle 77A # 85-46, Bogotá D.C., Colombia). Cada empresa cliente es responsable de los datos de sus usuarios y colaboradores; Crubol Technology S.A.S. actúa como encargado y los trata solo por cuenta de la empresa y según sus instrucciones.

• Identificación y contacto: nombre completo y correo electrónico corporativo.
• Datos laborales: cargo, proceso y organización a la que perteneces.
• Registros de uso: acciones en la plataforma, firmas electrónicas (fecha, hora, dirección IP y navegador) y confirmaciones de lectura.

No solicitamos datos sensibles ni datos de niñas, niños y adolescentes.

• Darte acceso a la plataforma y gestionar tus permisos según tu cargo.
• Registrar la trazabilidad de documentos, firmas, lecturas y controles del sistema de gestión.
• Enviarte avisos de tareas, vencimientos e invitaciones por correo.
• Atender auditorías del sistema de gestión y requerimientos de autoridades.
• Mantener la seguridad del servicio y prevenir accesos no autorizados.

Como titular de los datos puedes:

• Conocer, actualizar y rectificar tus datos.
• Solicitar prueba de la autorización que otorgaste.
• Ser informado sobre el uso que se ha dado a tus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
• Revocar la autorización o pedir la supresión de tus datos cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos. Los registros de firmas y de auditoría se conservan por su valor probatorio.
• Acceder de forma gratuita a tus datos personales.

Escribe al administrador de tu empresa o a [email protected]. Respondemos las consultas en un máximo de 10 días hábiles (prorrogables 5 días) y los reclamos en un máximo de 15 días hábiles (prorrogables 8 días).

Para operar el servicio, Crubol Technology S.A.S. contrata proveedores que actúan como sus encargados y tratan los datos solo para prestarle ese servicio:

• Supabase: base de datos, archivos e inicio de sesión. Servidores en Estados Unidos.
• Vercel: aloja la aplicación. Procesa las solicitudes en Estados Unidos.
• Upstash: guarda por poco tiempo la dirección IP y el correo usados en intentos de ingreso, para limitar ataques. Servidores en Estados Unidos.
• Cloudflare (Turnstile): verifica que quien ingresa sea una persona. Procesa la dirección IP y datos del navegador.
• Hostinger: envío de correos. Sus servidores pueden estar fuera de Colombia.

Esto implica una transmisión internacional de datos personales, principalmente a Estados Unidos. Al aceptar esta política autorizas esa transmisión. Los proveedores están obligados por contrato a proteger la información con medidas de seguridad adecuadas y a no usarla para fines propios.

El acceso se limita por organización y cargo; los archivos se guardan en almacenamiento privado; las firmas y la auditoría no se pueden modificar; y la comunicación viaja cifrada.

Esta política rige desde la fecha de su publicación. Los datos se conservan mientras exista la relación con la empresa cliente y durante el tiempo que exijan las normas aplicables.